Veranstaltungsmanagement - Umgang mit VIP-Gästen

VIP Gäste verleihen Ihren Veranstaltungen Attraktivität.

Besondere Herausforderungen bieten u. a. der Transfer, die Begrüßung, die Einhaltung von „Rangfolgen“, die Tischwahl, die Auswahl der Tischnachbarn, der Umgang mit nicht voraussehbaren Situationen und der eigene Auftritt. Wie vermeiden wir peinliche Fehler im Umgang mit VIP Gästen oder wie gehen wir mit diesen um, wenn sie passiert sind?

Dieses Seminar bietet Ihnen Reflexion, neues Wissen, viele praktische Übungen und ggf. Videofeedback. Finden Sie heraus, wie Sie Ihren VIP Gästen professionell und empathisch begegnen, wie Sie sie während und nach der Veranstaltung „betreuen“ und welche Highlights Sie einsetzen können, damit der Gast künftig selbst anfragt, ob er wieder kommen darf. (Vorausgesetzt, Sie wollen das).

Inhalte

Auswahl von VIP Gästen
Wer hat einen Bezug zur Veranstaltung, Wunschkandidaten überzeugen, Alternativ-Kandidaten

Einladen von VIP Gästen    
Schriftliche Formulierungen, Anlass, Datum, Ort, Gästekreis, ggf. Honorarverhandlung, Unterkunftswünsche, Einladungskarten

Transfer von VIP Gästen
Auswahl der Art des Transfers, Sitzordnung in Dienstwagen, Seriosität, Zeitplanung, Parkmöglichkeiten, Wege zum Veranstaltungsort, Bewirtung für Fahrer

Begrüßung von VIP Gästen
Ausgewählte Gäste persönlich begrüßen: von Prominenz bis zum Künstler – Rangfolgen beachten
Gastgeschenke, Eintritt, Sitzplätze und Rangfolgen

Aktive Mitwirkung von VIP Gästen
Wer spricht zuerst, Zeitrahmen, Umgang mit nicht voraussehbaren Situationen

Sicherheit der VIP Gästen
Politiker, Personen aus Wirtschaft und Öffentlichkeit, Stars und Sternchen, ggf. Einlasskontrolle

Zusammenarbeit mit den Sekretariaten der VIP Gäste
Besonderheiten, Vorlieben, konkrete Aufgabenverteilung

Verabschiedung von VIP Gästen
Koordination des Transfers, Begleitung, Danke!

Persönlicher Auftritt
Einleitung der eigenen Vorstellung, Vor- und Zunamen, Pannen mit Namen vermeiden,
eigene Balance, sicherer Auftritt, Sprache, Wortwahl, Tonlage, Echt sein

Interne Absprachen
Checklisten, Aufgabenverteilung von der Abholung bis zur Verabschiedung